Notre méthode d’archivage repose sur :
- L’archivage physique des documents
- Le scanne des documents en format « PDF »
- Le lien automatique entre les documents saisis et les images scannées des documents
Notre méthodologie vous emmène dans la dématérialisation de vos documents en vous garantissant la pérennité de vos Documents.
1- LOGISTIQUE
- Définir les lieux d’archivage
- Fabriquer les meubles à étagères s’ils n’existent pas
- Acheter des cartons boîtes d’archive
- Trier les documents et les classer
- Marquer les façades des chemises dossiers
- Mettre les dossiers dans les boîtes d’archive
2- MATERIEL INFORMATIQUE
- Achat d’un Scanner A4 ou A3 selon le format des documents du client
- Achat d’un système d’exploitation serveur si cela n’existe pas (WINDOWS-2008 ou 2012-Server R2)
- Achat d’un logiciel anti-virus server + postes clients
- Achat ou gonflement d’un ordinateur pour en faire un serveur
- Achat de 2 à 4 ordinateurs pour
- Saisie historique existant
- Scanne historique des documents
- Achat d’onduleur pour les ordinateurs
- Achat disque externe pour sauvegarde capacité 1 TERA
3-LOGICIELS INFORMATIQUES
– Installation et paramétrage du logiciel d’archivage
4-FORMATION DES UTILISATEURS
– Formation avec une durée d’une semaine maximum ou selon
5-REPRISE HISTORIQUE DE L’EXISTANT
– Saisie et Scanne des documents (1 à 12 mois et selon le volume)
6- PRISE EN MAIN DES LOGICIELS PAR LES UTILISATEURS (FACULTATIF)
– Assistance à la demande (1 à 3 mois)